Gefeliciteerd! U bent de officiële "evenementplanner" voor een programma. Met deze verantwoordelijkheid wilt u aan de hand van de onderstaande tips snel nagaan of u hierdoor beter met het budget uitkomt…:
1) Seizoen/Datum: sommige locaties hebben een hoog en laag seizoen. Afhankelijk van de datum kunnen er aanzienlijke prijsverschillen zijn. Het kan ook nuttig zijn om aan de hotelplanner door te geven of uw groep op of rond bepaalde feestdagen bijeen kan komen.
a. Onderzoek: als u een plaats heeft gekozen, kijk dan op welke dagen er grote festivals, stadswijde congressen, speciale evenementen (bijv. voetbalfinale), enz. zijn. Als u de datum nog kunt veranderen wilt u wellicht uw evenement een week eerder of later dan het belangrijke stadsevenement houden. Door uw evenement op dezelfde dag te organiseren wordt het waarschijnlijk veel duurder en mogelijk chaotisch voor de aanwezigen.
2) Schema met dag van de week: vele hotels willen meer aanloop hebben in het weekend of juist door de week. Bijvoorbeeld, een hotel bij een bedrijvencentrum kan erg mooi zijn, maar heeft betere tarieven tijdens het weekend. Daarentegen kan er een heel mooi resort zijn dat moeilijk de kamers op werkdagen kan vullen.
3) Zijn de geboden tarieven voor één-persoonskamers of voor twee-persoonskamers? Vaak zal het kamertarief in de begroting passen, maar als er in de groep bijvoorbeeld vier personen een kamer moeten delen dan wordt er vaak $10 á $30 per persoon extra in rekening gebracht. Als u het verzoek indient zorg er dan voor dat u de juiste soort kamers kiest, zodat de vermelde tarieven zo nauwkeurig mogelijk zijn.
4) Zoek naar de extra kosten die van te voren moeten worden betaald door op de 'hotel-info' knop te klikken aan de linkerzijde van iedere offerte: moeten er resorttoeslagen worden betaald bij het hotel? Laat het hotel huisdieren toe en moet hier misschien een toeslag voor worden betaald? zijn er verplichte toeslagen bovenop de normale toeristenbelasting? Deze extra toeslagen kunnen aanzienlijk oplopen en hier kan soms over worden onderhandeld, afhankelijk van het feit of uw zaken goed bij dat hotel passen.
a. Kijk wat er allemaal in de prijs is inbegrepen: bij sommige hotels is het ontbijt inbegrepen in de prijs, zijn recepties in de middag open voor de hotelgasten, toegang tot een fitnessruimte of gratis toegang tot het internet. Deze extra's besparen niet alleen op de kosten maar kunnen ook bijdragen aan de algemene prettige ervaring van het verblijf in het hotel. Deze extra's zullen onder opmerkingen staan van iedere offerte te vinden onder het groepstarief van het hotel.
5) Eten en drinken: als u een receptie tijdens het evenement wenst te organiseren dan moet u dit bij het verzoek om informatie vermelden, zodat alleen de hotels die hieraan kunnen voldoen zullen reageren. Hotels die deze mogelijkheid hebben zullen ook eerder een kamerblok reserveren en extra korting geven als de groep van hun diensten voor eten en drinken en een receptie gebruik zal maken. Zodra u een hotel heeft gevonden dat aan alle wensen kan voldoen binnen het beschikbare budget kunt u op de knop klikken 'neem contact op met het hotel' om een aantal menu's te bekijken. Let op de servicetoeslag en belasting. Deze toeslagen kunnen de kosten van de receptie soms 20 - 40% verhogen. Manieren om dit te bekostigen:
a. HotelPlanner.com zal altijd onderhandelen voor een korting van 20% á 50% op eten en drinken . Zoek bij de opmerkingen van de offerte naar deze kortingen.
b. Bedenk zelf een voorbeeldmenu en de kosten hiervoor om deze aan het hotel voor te leggen. Bijvoorbeeld, een ontbijt met verschillende soorten brood, vruchtensap en koffie/thee tegen een inclusiefprijs van $...(uw budget per persoon) en bespreek of ze hun menu kunnen aanpassen zodat het in uw budget past. De meeste hotels bij Hotel Planner bieden het ontbijt inclusief de prijs. Deze extra waarde zal bij de opmerkingen van de offerte staan.
c. Bekijk de menu's van het restaurant van het hotel. Als u een kleine groep hebt, wilt u waarschijnlijk gewoon in het hotel dineren, of in een nabijgelegen restaurant.
6) Audiovisueel: geef aan de vertegenwoordiger van het hotel door welke audiovisuele middelen u nodig hebt en vraag om een prijsopgaaf per onderdeel. Het is duur om een LCD-speler te huren. Het is soms beter om er zelf een te kopen. Vraag echter altijd of er extra 'aansluitkosten' zijn als u uw eigen apparatuur meebrengt.
7) Huur van vergaderruimte: als u net zoveel kamers boekt als dat er aanwezigen zijn voor de bijeenkomst, heeft u meer mogelijkheden om te onderhandelen over de huur van de zaal. Als uw groep tentoonstellingsruimte nodig heeft, extra aanpassingen of een grotere vergaderruimte (bijv. voor 100 personen terwijl u maar 10 kamers per overnachting boekt) dan moet u waarschijnlijk meer huur betalen voor de zaal. Hotel Planner kan helpen bij de onderhandeling over de prijs van de zaal als: a)uw groep bijeenkomt tijdens een rustige periode (bijv. een feestdag en/of tijdens het laagseizoen); b) u geeft veel uit aan eten en drinken per overnachting (bijv. de aanwezigen eten ontbijt, lunch, snacks en een receptie/diner); c) uw evenement vult het hele hotel dat u heeft gekozen.
8) Afstand naar activiteiten: heeft uw groep veel avonden vrij of organiseert u activiteiten voor de groep buiten het hotel? In deze gevallen is het goed als iedereen kan lopen naar de verschillende plaatselijke attracties, wat voor u en de leden van de groep kosten kan besparen. Als u groep vele avonden vrij heeft en er vele attracties in de buurt zijn, zal iedereen het op prijs stellen om geen taxi te hoeven betalen of hun auto te moeten nemen en de weg te moeten zoeken in een vreemde stad. Als u activiteiten organiseert buiten het hotel dan kunnen de kosten voor het transport behoorlijke oplopen. Als u een hotel kiest dat dichtbij vele attracties ligt en iedereen er naartoe kan lopen bespaart u kosten. Klik op informatie over het hotel aan de linkerkant van de offerte van het hotel om een plattegrond te zien van de ligging met een lijst van paatselijke bezienswaardigheden aan de rechterkant met de afstand tot het hotel. Hotel Planner kan ook uw keuzes volgens afstand tot een bepaalde plaats sorteren. Vink hiervoor het vakje af bovenaan de offertes.
9) Transport: Als vele van de groep met het vliegtuig komen, kunt u snel kijken naar de vliegtarieven van de grote steden op de datum van het evenement. Als u naar meerdere steden zoekt dan zult u zien dat sommigen wellicht goedkoper zijn dan anderen. U kunt hiervoor de knop met 'hotel informatie' gebruiken links naast iedere offerte voor informatie over kosten voor pendeldiensten en taxi's van de luchthaven en de reistijd van de luchthaven naar het hotel.
10) Upgrades en voorzieningen: Uw vertegenwoordiger van Hotel Planner zal altijd aan het hotel vragen of uw groep een gratis upgrade kan krijgen voor een suite tegen groepstarief; of een gratis voorziening voor een van uw VIPs. Deze extra's zullen door uw groep worden gewaardeerd en kosten niets extra.
11) Nog een bonus! Een van de vijftig gratis: een norm bij de meeste hotels is dat als een groep vijftig kamers boekt er één gratis is. Sommige hotels doen dit alleen als er meer dan vijftig kamers per overnachting worden geboekt, anderen berekenen vijftig op cumulatieve basis. Sommige hotels geven een kamer gratis bij veertig, of nog minder. Hotel planner werkt samen met veel hotels die de gratis kamer aanbieden bij 10 geboekte kamers per overnachting. Deze aanbieding van een gratis kamer staat vermeld bij de opmerkngen onder de offerte van het hotel.
Succes bij de onderhandelingen! U kunt nu genieten van de planning van een evenement!