Frequently Asked Questions for Hotels

Waarom heb ik dit bericht ontvangen over een groepsaanvraag?

Wij zijn een online reisbureau voor groepreizen. Nadat een groepscoördinator de aanvraag bij ons heeft ingediend, sturen we dat naar onze geregistreerde leden van hotels en eventuele hotels die door de klant zijn aangegeven. Wanneer u en e-mail ontvangt en niet geregistreerd staat, kunt u de link naar onze website volgen voor meer details over de groep. Links staat een verwijzing om uw hotel te registreren en een offerte te plaatsen. Registreren is gratis en u betaalt geen lidmaatschap. Wij werken op basis van provisie. De provisie is verschuldigd op basis van de daadwerkelijk gebruikte kamers nadat de groep is uitgecheckt.

Is er een lidmaatschapscontributie?

Nee, het kost niets om als hotel lid te worden en offertes te plaatsen voor onze groepen. We werken op basis van provisie. Dus wanneer u een offerte plaatst, wordt er aan u gevraagd om een provisiepercentage voor een groepstarief te geven (gewoonlijk 10%).

Hoe kan ik groepsaanvragen filteren?

Zodra u geregistreerd bent, kunt u een account aanmaken. In de accountinstellingen kunt u exact aangeven het soort groepsaanvragen die u wilt ontvangen. U kunt filteren op mogelijke groepen afhankelijk van kamers per overnachting, budget, soort groep, minimum aantal nachten en nog meer. Met deze filters kan elke verkoopmanager precies regelen om klanten en groepen te ontvangen voor hun eigen marktsegment. Alle verkoopmanagers bij het hotel kan zijn/haar eigen account en filters hebben.

Berekent u een extra bedrag bovenop onze groepstarieven?

Nee, wij berekenen geen extra kosten. Het groepstarief dat u aan de groep aabiedt is wat ze uiteindelijk krijgen. De groepen betalen uiteindelijk rechtstreeks aan het hotel voor de kamers van de groep. Wij brengen niets in rekening bij de klant.

Hoe weet ik of mijn offerte is gekozen?

Indien één van uw offertes ter overweging door de klant is gekozen, krijgt u een bericht via e-mail met de contactgegevens van de klant en instructies hoe u contact met hen kunt opnemen om afspraken te maken. Op dat zelfde moment krijgt de klant ook instructies om contact met u op te nemen op het door u geregistreerde telefoonnummer. De meeste hotels sturen op dat moment contracten op of bellen voor een bevestiging met creditcardgegevens. Wellicht moet u ook nog enkele vragen van de groepscoördinator beantwoorden.

Waarom worden mijn offertes niet gekozen?

Ten eerste moet u ons Help -onderdeel hebben gelezen. Er zijn een aantal dingen waaraan u moet denken bij het plaatsen van een offerte. U moet rekening houden met het budget van de klant, het gewenste aantal sterren en eventuele specificaties waar de klant om vraagt (bijv. receptieruimte of nabijheid van plaatsen). Indien u op al deze dingen let en nog steeds geen groepen krijgt, zou u kunnen kijken naar het onderdeel met Mijn statistieken Dit onderdeel geeft feedback over het feit waarom groepen uw hotel niet hebben gekozen.

Wat moet ik doen als ons hotel is uitverkocht nadat ik de offerte heb verstuurd?

U kunt de offerte laten voor wat het is, aangezien het tarief is gebaseerd op beschikbaarheid of u kunt iets meer doen en contact opnemen met de groep via een bericht van Geen beschikbaarheid om de groep te laten weten dat u uitverkocht bent. De klant moet uiteindelijk toch de zaken met u regelen, dus in dit geval kunt u hen laten weten dat u ondertussen bent uitverkocht.

Hoe kan ik mijn offerte verwijderen of veranderen?

U kunt een offerte altijd verwijderen via de knop Verwijderen die bij elke offerte staat in uw Accountoverzicht. Bovendien kunt u altijd een nieuwe offerte aan een groepsaanvraag toevoegen en dan zal de nieuwe offerte de vorige vervangen.

Wat is de vervaldatum van de offerte?

Bij de vervaldatum van de offerte kunt u aangeven hoelang de offerte geldig is vanaf het moment dat de klant deze voor het eerst ontvangt. De klant kan altijd nog contact met u opnemen over zijn verblijf, maar bent niet meer verplicht om de offerte te honoreren na de vervaldatum (bijv. het tarief kan veranderen na de vervaldatum). Dit is een effectieve verkooptechniek om de klant ertoe te dwingen om zo spoedig mogelijk contact met u op te nemen.

Wanneer een klant rechtstreeks contact opneemt met uw hotel nadat deze een groepsaanvraag via HotelPlanner heeft ingediend, moet het hotel de provisie aan HotelPlanner betalen op basis van het ontvangen bericht voor de overnachting(en) ter compensatie van de verwijzing van de groep, ook al is het tarief veranderd.

Kunt u ons een verklaring (W9) sturen: verzoek voor een BSN?

Ja, Klik hier om ons formulier voor aanvraag van een BSN (W-9) in .pdf-formaat te downloaden.

Indien een reisbureau kamers boekt via HotelPlanner.com, moeten we dan 10% aan jullie betalen en 10% aan het reisbureau?

Nee, u hoeft dan alleen maar 105 aan ons te betalen en wij zorgen er voor dat het reisbureau zijn provisie krijgt. Alle provisies worden altijd aan ons betaald.

Heeft u een IATA-nummer?

Ja, Stuur ons uw nummer via e-mail.

Wat is een sluitingsdatum?
  • Dit is de datum vóór het inchecken waarna er geen reserveringen meer worden geaccepteerd in het groepsblok.
    Bijv.: laten we een incheckdatum van 15 juni nemen
  • Eén week sluitingsdatum zou betekenen dat de reserveringen onder het groepsblok tegen het overeengekomen groepstarief niet langer meer wordt erkend na 8 juni en dat de overgebleven kamers worden vrijgegeven voor iedereen.
Wat is uitval?

Uitval is het het minimale aantal van de geblokeerde kamers dat moet worden gebruikt en/of uiteindelijk moet worden betaald.

Bijv.: wanneer 100 kamers zijn geblokkeerd en de klant gebruikt er maar 50, dan zou een overeenkomst met 60% uitval betekenen dat de klant nog steeds verantwoordelijk is om voor 60 kamers (60%) te betalen.

Kunnen andere hotels of het publiek mijn groepstarieven zien?

Nee, alleen de groepscoördinator kan het groepstarief zien. We openbaren uw groepstarieven nooit die via ons bedrijf zijn ingediend.

Bovendien kunnen andere hotels uw groepsoffertes niet zien en kunt u ook die van hun niet zien.

Wat is het annuleringsbeleid voor mijn offertes?

Wanneer u offertes plaatst, staat in het annuleringsgedeelte wat het annuleringsbeleid is voor alle individuele kamerreserveringen zodra deze in een groepsblok zijn geboekt. De annulering van het totale groepsblok valt onder uw beleid inzake uitval en aanbetaling.

Welke aanbetalingen zijn er voor groepen?

U kunt per geval aangeven welke aanbetaling u verlangt elke keer dat u een offerte aan een groep stuurt. U kunt de aanbetaling invullen als een percentage van de geboekte kamers of als een vast bedrag.

Wat is de totale belasting?

Vul het totaal in van alle verplichte belastingpercentages voor de kamers.

Bijv.: wanneer uw hotel 7% staatsbelasting en 3% stadsbelasting heeft, dan moet u 10% als totale belasting opgeven.

het tarief dat u opgeeft is exclusief belasting, zodat onze klanten inzicht hebben in de belasting bij uw bestemming.

Wat zijn de overige diverse kosten?

Deze rubriek is voor alle diverse verplichte vaste kosten voorde kamer, zoals 'Resortkosten' of 'Schoonmaakkosten' of Beddenbelasting'. Dit zijn gewoonlijke relatief kleine bedragen zoals $3 per kamer per overnachting.

U kunt dit gedeelte leeg laten of 0,00 invullen, wanneer deze aanullende kosten of belastingen niet van toepassing zijn.

Wat is een vast belastingtarief?

Vul de totale som in van alle verplichte nationale, regionale en lokale belastingtarieven per overnachting.

Bijv.: Als uw hotel een vaste locale belasting van $2 heeft voor alle overnachtingen, bovenop alle belastingbedragen, dan vult u $2 in.

Hoe kan ik contact met u opnemen?

Al onze vertegenwoordigers zullen u met plezier helpen tijdens onze kantoortijden:

Telefoon: 1-800-898-1347
E-mail: Hotels@HotelPlanner.com